现代化大型饭店必要时也可用电传和传真与客户联络、销售其产品。
(2)宴会预订单
宴会销售部在接受客户预订时，应将商洽事项、细节要求等填写在预订单上，以备组织实施。
宴会预计单的设计应根据本饭店实际情况来决定项目。一般应包括下列项目：
①举办活动的日期、时间。
②预订人姓名，联络电话，地址，单位名称。
③宴请对象，活动类型。
④出席人数。
⑤计划安排的宴会厅名称，布置要求。
⑥菜单项目、酒水要求。
⑦收费标准及付款方式。
⑧注意事项。
⑨接受预订的日期，经办人姓名。
(3)宴会合同书
宴会合同书是店方与客户签的合约书，双方均应如约履行合同的各项条款。
(4)宴请活动安排日记簿
“宴请安排日记簿”是饭店根据餐饮活动场所而设计的。它的作用是记录预订情况，供预订员查核之用。每个预订员在受理预订时，在问清宾客宴请日期、时间、人数、形式之后，从“日记簿上查明各餐厅的状况，然后在日记簿上填写有关事项。如此时该餐厅无接纳能力，应向宾客解释清楚，可另想办法或婉言谢绝，但销售员应尽自己所能安排在本饭店举办宴请活动。
“宴请安排日记簿”一日一页。主要项目有宴请日期、时间、客户电话号码、人数和宴会厅名称、活动名称，是确订还是暂订等。
(5)宴会更改通知单
在宴会预订通知单发往各部门后，如遇客户提出临时变动，则宴会部应迅速填写“宴会更改通知单”送交有关部门，以利进行相应的调整。
(6)宴会预订程序
①在接受宾客询问前，预订员应掌握本饭店宴会厅的状况，并了解各种菜单、价格及服务水平等情况，做到心中有数，如：宴会厅的面积、高度、采光、通风、装饰、最大客容量；各类宴请标准所提供的菜肴品种、烹调方法等。
②与客户洽谈所有的宴请细节，尽量满足宾客的各种要求，填写宴会预订单。
③在宴会活动日记簿上(banquet bIock b00k)按日期标明活动地点、时间、人数等事项，注上是否需确认的标记。
④一旦宴会活动得到确认，经过认可的菜单、饮料、场地布置示意图等细节资料，应以确认信的方式迅速送交顾客，附上一、二两联“宴会合同书”。“宴会合同书”一式五联，一联由顾客自存，二联由顾客签字后回收，三联由宴会销售员保存，四联交成本控制员，第五联留底。
⑤如果是提前较长时间预订的，应主动用信函或电话方式保持联络，进一步确定日期及有关的细节。对暂定的预订应进行密切的跟踪查询。
⑥收取订金。为了保证宴会预订的成功率，可以要求顾客预付一定数量的订金。饭店的常客并享有良好信誉者，可以不必付订金。
⑦建立宴会预订档案。将预订单分为“待确定”和“已确定”两类入档，按时间顺序排列。预订员要主动与宾客联络和提前填写“宴会通知单”送往有关各部门。
⑧在宴请活动前两天，必须设法与顾客联系，进一步确定已谈妥的所有事项。任何与宴请有关的变动都应立即填写“宴请变更通知单”发送有关部门，变更通知单上需写明原来预订单的编号。
⑨宴会销售预订员有责任督促检查当日大型宴会活动的准备工作，发现问题随时纠正。
⑩如果客人取消预订，预订员应填写“取消预订报告”送至有关职能部门。并为不能提供服务而向客人表示遗憾，希望今后能有合作的机会。
⑩宴请活动后，要向宴请主办单位或主办个人写感谢信，争取下次的推销机会。
3．台形设计
宴会的场地布置要根据宴请活动的性质、形式、主办单位的具体要求、参加活动的人数、宴会厅的形状和面积等情况来制定设计方案。然后由销售预订员画出标准比例尺的布置图，注明所有布置的细节要求。
现场布置由宴会厅工作人员与花草装饰部合作完成。要求庄重、美观、大方，家具摆放整齐、对称、平稳，一切事项都要按宴会通知单的布置要求去准备。
(1)教室型 适用于布置会场。采用1．8米×0．75米的长条桌，普通宴会厅靠背椅。
(2)剧场型 按场地排列宴会厅靠背椅，可设一主席台或舞台，适用于大型会议或观看表演。布置时要注意留出通道。
(3)长方台型 用于小型会议和西餐宴会。根据人数多少用1．8米×0．75米的长条桌拼合而成。
(4)马蹄型 多用于会议，也是用长条桌拼接而成。缺口内可摆放花草，上方可放白板、银幕、投影仪等会议器材。
(5)口字型 可用于小型会议、西餐宴会及大型自助餐食台。中央部位可布置花草、冰雕等装饰物，由1．8米×0．75米长形条桌拼合而成o
(6)T型 常用于自助餐食台、西餐套餐、服装表演等。由1．8米×1米的长形条桌拼合而成。
(7)大型宴会台型 举办大型宴会时常在宴会厅中摆设圆桌，要求根据餐厅形状灵活安排，但应突出主桌，留有行走通道。
(8)自助餐食台设计 自助餐食台要根据宴会规模、地场条件等来选择设计各种形状的布置。有些大饭店宴会部备有各种形状的台面，常用的有长方形，半圆形，圆形，弧形，l／4圆形，螺旋形，椭圆形等形状。用这些台面可以拼合出多种多样、流畅美观的自助餐食台。
4．宴会服务的基本环节
以西餐宴会为例，服务的基本环节包括：宴前准备工作，餐前鸡尾酒服务，开宴上菜服务，．结束收尾工作等几大部分。具体可分为六个步骤来完成。
(1)布置餐厅宴请场所，摆设餐台
根据“宴会通知单’’的要求布置餐厅，摆出台型，铺上台布，按列出的菜单摆放刀、叉餐具，餐具摆放松紧得当规格统一，按通知单的酒水要求摆放相应的酒水杯，台面中央放插花、烛台、胡椒盅、盐盅、牙签盅(三至四人一套)
(2)准备工作台
临时工作台根据人数、菜肴来准备。通常在工作台上备有咖啡具、茶具、冰水壶、托盘、干净的烟灰缸、服务用刀、叉、勺等。准备间则准备面包篮、新鲜面包、黄油、酒水等。
(3)餐前鸡尾酒服务 在宴会开始前半小时或15分钟，通常在宴会厅门口为先到的客人提供鸡尾酒会式的酒水服务。由服务员托盘端上饮料、鸡尾酒，巡回请客人选用，茶几或小圆桌上备有虾片、干果仁等小吃。待主宾或宴会开始时间到了时请宾客人宴会厅。通知厨房，
(4)酒水、菜肴服务
①在宴会开始前几分钟摆上黄油，分派面包。
②安排宾客就座后，先女后男，最后给主人斟上佐餐酒，征求是否需要其它酒品。
③西餐宴会多采用美式服务，有时也采用俄式服务。上菜顺序是：冷开胃品、汤、鱼类、副盘、主菜、甜食水果、咖啡或茶。
④按菜单顺序撤盘上菜。每上一道菜前，应先将用完的前一道菜的餐具撤下。服务员要留意宾客对撤盘的示意方法，如果将刀叉并拢放在餐盘左边或右边或横于餐盘上方，是表示不再吃了，可以撤盘。如果呈“八”字型搭放在餐盘的两边，则表示暂时不需撤盘。西餐宴会要求等所有宾客都吃完一道菜后才一起撤盘。
⑤上甜点水果之前撤下桌上除酒杯以外的餐具，主菜餐具，面包碟，黄油盅，胡椒盅，盐盅，换上干净的烟灰缸，摆好甜品叉匙。水果要摆在水果盘里，跟上洗手盅，水果刀、叉。
⑥上咖啡或茶前放好糖缸、淡奶壶，每位宾客右手边放咖啡或茶具，然后拿咖啡壶或茶壶依次斟上。有些高档宴会需推酒水车问送餐后酒和雪茄。
(5)结帐 宴会接近尾声时，清点所有的饮料，如果收费标准不包括饮料费用则要立即开出所耗用的饮料订单，交收款员算出总帐单。宴会结束时，宴请的主人或助手负责结帐，一般不签单，而收取现金、支票或信用卡。 、
(6)宴会结束工作 当宾客起身离座时，应为其拉椅，检查是否有遗留物品，送宾客至宴会厅门口。
检查台面是否有未熄灭的烟头；收台时，先收餐巾，后用托盘或手推车收餐具；撤掉台布；了解下餐宴会情况，在下班前准备下一餐宴会的餐桌；领班记录宴会完成情况。
5．冷餐会服务
冷餐酒会又称自助餐会，是当今较流行的服务方式，适用于会议用餐，团队用餐和各种大型活动。冷餐会一般有设座和立式两种就餐形式。不设座的立式就餐可以在有限的空间里容纳更多的宾客，而且气氛活跃，不必拘泥。设座冷餐会的规格较立式高，得到的个人照顾多。上一页 [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] 下一页
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